Privacyverklaring
Privacy
De provincie Utrecht hecht veel waarde aan privacy. Zij werkt nauw samen met overheden, burgers, bedrijven en andere instellingen en zal daarbij zorgdragen voor een betrouwbare en zorgvuldige bescherming van de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens.
Zij geeft dit vorm door in haar handelen en uitingen zowel intern als extern uit te gaan van de kernwaarden betrouwbaar, transparant, zorgvuldig en veilig.
Veel verwerkingen van persoonsgegevens die door de provincie Utrecht worden gedaan komen voort uit wettelijke en bestuurlijke taken die bij de provincie zijn belegd en wettelijke verplichtingen waaraan de provincie moet voldoen. Bijvoorbeeld wanneer u een aanvraag doet voor een subsidie of een vergunning of ontheffing aanvraagt in het kader van natuur en landschap. Daarnaast verwerkt de provincie Utrecht persoonsgegevens ten behoeve van haar interne bedrijfsvoering en beveiliging. Zo wordt het Huis voor de provincie beveiligd aan de hand van cameratoezicht en wordt er een bezoekersadministratie bijgehouden.
Een aantal taken van de provincie Utrecht worden uitgevoerd in samenwerkingsverbanden met andere partijen zoals de verschillende gemeenten en Rijkswaterstaat. Uw persoonsgegevens worden alleen met dergelijke partijen gedeeld wanneer daar een wettelijke grondslag voor is en wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van deze taak. Daarnaast kan de provincie Utrecht uw persoonsgegevens ook aan andere organisaties verstrekken, bijvoorbeeld aan een toezichthouder. Uw persoonsgegevens worden alleen met organisaties gedeeld wanneer daar een wettelijke grondslag voor is.
De provincie Utrecht neemt bij de verwerking van uw persoonsgegevens de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht en houdt zich hierbij aan de eisen die worden gesteld op grond van de toepasselijke privacy wet- en regelgeving.
Hoe gaan wij met deze persoonsgegevens om?
De provincie draagt er zorg voor dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor functionarissen die de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun functie of opdracht.
Verwerkingen door derden
Bij de uitvoering van haar taken kan de provincie gebruik maken van diensten van derden. Dit kan zijn door externe krachten die de provincie ondersteunen bij het uitvoeren van haar taken, externe partijen waaraan de provincie taken (deels) heeft uitbesteed, of in samenwerkingsverbanden waarbinnen taken in samenwerking met andere partijen worden opgepakt. Daarnaast maakt de provincie voor haar informatievoorziening in bepaalde gevallen gebruik van onlinediensten zoals clouddiensten en SaaS-oplossingen.
De provincie gaat zorgvuldig te werk bij de selectie van (uitvoerende) partners. Met het oog op privacy laat de provincie derden een verwerkingsovereenkomst ondertekenen. Met het ondertekenen van deze overeenkomst conformeren zij zich bij de uitvoering van hun taken aan de bepalingen uit de AVG. Bij de selectie van onlinediensten die worden gebruikt voor de verwerkingen van persoonsgegevens of andere vertrouwelijke gegevens, wordt er een security-/privacy scan uitgevoerd.
Opslag van gegevens
Voor de opslag van gegevens maakt de provincie alleen gebruik van de daarvoor bestemde systemen. Persoonsgegevens worden na afronding van de verwerking verwijderd. Voor bepaalde soorten gegevens dient de provincie vanuit de Archiefwet te voldoen aan bewaartermijnen. De gegevens zullen in dat geval na het verstrijken van de bewaartermijn worden verwijderd.
Wat doen we om uw privacy te beschermen?
Binnen onze informatievoorziening speelt informatiebeveiliging een belangrijke rol. Periodiek laten wij een externe audit uitvoeren op de beveiliging van onze ICT-omgeving en ICT-systemen. Daarnaast maken wij onze medewerkers bewust van risico’s die samengaan met het verwerken van informatie en persoonsgegevens in het bijzonder. Dit doen wij onder andere met bewustwordingscampagnes, toegangscontrole, rechtenstructuur tot informatie, verplichte e-learnings en aandacht voor informatiebeveiliging en privacy tijdens bijeenkomsten voor nieuwe medewerkers.
Functionaris gegevensbescherming
De provincie Utrecht heeft een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt toezicht op de naleving van de toepasselijke privacy wet- en regelgeving binnen onze organisatie. U kunt bij onze FG terecht voor al uw vragen omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens via privacy@provincie-utrecht.nl. Uiteraard kunt u daarbij ook vragen om een telefonisch of persoonlijk gesprek.
Uw rechten
Vanuit de wet (AVG) heeft u als betrokkene een aantal rechten ten opzichte van de provincie Utrecht als het gaat om de verwerking van uw gegevens.
- U heeft recht op inzage van de gegevens die de provincie van u verwerkt.
- U heeft recht op informatie over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt.
- U heeft recht op correctie of aanvulling van uw gegevens.
- U heeft het recht de provincie te verzoeken uw gegevens te verwijderen indien de provincie Utrecht geen legitieme reden heeft de gegevens langer te verwerken.
- U heeft het recht om minder gegevens te laten verwerken.
- U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
- U heeft het recht de provincie te verzoeken uw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm aan u over te dragen.
- U kunt bezwaar maken tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming.
Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u bij de provincie een verzoek indienen. De provincie behandelt uw verzoek binnen 4 weken.
Bij onze FG kunt u door middel van het eerder genoemde e-mailadres uw verzoek indienen. De FG moet daarbij wel kunnen nagaan of de juiste persoon het verzoek doet. U kunt namelijk alleen uw rechten uitoefenen met betrekking tot uw eigen gegevens. Het is daarom mogelijk dat de FG u verzoekt zich bij het Provinciehuis te komen legitimeren.
Klacht indienen
Heeft u een klacht of vermoed u dat uw persoonsgegevens zijn gelekt? Meld dit dan direct bij privacy@provincie-utrecht.nl.
Indien u vindt dat de provincie Utrecht u onvoldoende helpt of niet op juiste wijze tegemoet komt aan uw privacy rechten, dan kunt u een klacht indienen bij de FG van de provincie Utrecht. Indien uw klacht niet naar tevredenheid wordt behandeld, kunt u vervolgens nog een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
